てっさんブログ

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オフィスの書類整理術

本記事の内容

 

まずは書類の総量を減らす(電子データ化のオススメ)。

書類整理の最も良い手段は書類の総量を減らすことです。

いくら書類をきれいに整理していても書類の総量が膨大であれば、必要な時にすぐに書類を参照することが難しくなります。

そのため、まずは書類の総量を減らす努力をすべきと考えます。

書類の総量の減らし方。

書類の総量を減らす方法は①書類を捨てるか②PDF等の電子データで保存するかですが、不要な書類を全て捨てても、まだたくさんの書類が残ってしまうという場合が多いと思いますので、②のPDF等の電子データで保存する方法をご紹介します。

 電子データ化のメリット

電子データ化には紙での保存にはないメリットがあります。

 ・<メリット1>保管場所の要領が多い

  紙の保管では机の引き出しの容量までしか保管ができませんが、電子データであれ

  ば、パソコンの容量の分だけ保管ができるため、ほぼ無限に近く書類を保管するこ

  とができます。

 ・<メリット2>検索性が高い

  紙の保管では保管場所を忘れてしまうと探すのにかなりの時間を要してしまいます

  が(場合によっては見つけられない場合もあるが)、電子データであれば、パソコ

  ンの検索機能(windowsであればctrl+F等)を使い、どんな資料もすぐに探しだすこ

  とができます。

 紙保存すべきものと電子データ化すべきもの

上記のように電子データ化するメリットはありますが、反対に紙保存に向いている書類もあります。紙保存に向いている書類とは以下のような書類です。

 ・頻繁に使うマニュアル類。

 ・取り組み中の仕事に関わる書類(未完の仕事)

上記のものは要するに手元に置いて最速で参照したいものです。保管場所を把握している前提であれば、データよりも紙の方が参照速度は速いので、頻繁に使うものについては紙保管の方が向いています。また画面ではなく、紙として読んだ方が内容が入ってくる場合もあり、そういう場合データだと印刷をして書面化するという工程が必要となり参照速度が紙保管に比べて遅くなります。

また取り組み中の仕事の書類に関してはメモを書き込んでいく可能性がありますので、取り組み段階では紙保管の方が向いています。(完了したら電子データ化)

 

電子データ化のポイント

・必ず検索性が高いファイル名をつける。

電子データ化のメリットは検索性の高さです。にもかかわらずファイル名が内容を特定できないものとなっていると、パソコンの検索機能を使っても目的のファイルを探すことができず、せっかくのメリットを活かせません。そのため、必ず検索性が高いファイル名をつけることがポイントです。

 

・フォルダ分けのルールを予め決めておく。

一つのフォルダに大量のファイルが表示されると、目的のファイルを見つけにくくなってしまうため、適切なファイル量になるよう、ある程度フォルダ分けしていく必要があります。

その際にフォルダ分けのルールが曖昧であると、目的のファイルを探す妨げとなってしまうためフォルダ分けのルールを予め決めておきましょう。基本的には自分が管理しやすいルールであれば何でも良いですが、仕事のジャンルや年月などでフォルダ分けしていくのが一般的かと思います。

 

紙書類の整理方法

紙の総量を減らしたら、残った紙の書類を整理していきます。

頻度で引き出しを分ける。

書類は使う頻度で引き出しを分けます。基本的には取り出しやすいところにすぐに使う書類を置いていく方が仕事がしやすいと考えます。

参考までに私の場合ですが、以下のように書類を分類し、分類ごとに引き出しを分けています。

①マニュアル類(高頻度:月に何度も使う機会のあるもの)

②マニュアル類(低頻度:年に何回か使う機会のあるもの)

③取り組み中の仕事(短納期:仕掛中の仕事)

④取り組み中の仕事(中長期:納期が長く時間が出来たときに取り組む仕事)

⑤未読の書類*

⑥使うか使わないかわからないが一応残している書類

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①、③、④、⑤は使う頻度が高いので机上に、②、⑥は頻度が低いため引き出しの最下段に保管しています。引き出しの上段は文房具、引き出しの中段は何も入れていません。引き出しの下段には余ったクリアファイルや空き紙などの文房具以外の備品も入れています。

 プロジェクト毎にクリアファイルでグループ分け

書類は全てクリアファイルでグループ分けしましょう。 

書類をクリアファイル等で仕切っておかないと、書類の境目がわからなくなるため、基本的に全ての書類はプロジェクト毎にクリアファイルでグループ分けしておく方が良いです。

100均などで20枚入りのクリアファイルが売っているため、安価で揃えられます。書類の量によりますが、私は100枚ぐらいストックしています。

またクリアファイルには付箋や文字が書き込めるシールなどを貼り、どのプロジェクトかわかるよう簡易なタイトルをつけておきましょう。

 紙書類の捨てどき

書類の中には使うか、使わないか分からないが一応残しているような書類があると思います。上記の私が分類しているところの⑥です。これらの書類は専用のボックスに入れておき、1年毎にレビューしていくと良いです。そして基本的には1年以内に1度も使っていなければ、書類で保管しておくメリットはないため、破棄するか、データ保管に切り替える方が良いです。